6. प्रबंधन में योजना: परिभाषा, पूर्वानुमान, महत्व और योजना प्रक्रिया का विस्तृत विश्लेषण

6. प्रबंधन में योजना (Planning in Management)

परिभाषा, पूर्वानुमान, महत्त्व और योजना निर्माण

योजना (Planning) को प्रबंधन प्रक्रिया की नींव के रूप में सार्वभौमिक रूप से स्वीकार किया गया है। यह सबसे पहली और सबसे महत्वपूर्ण क्रिया है, जो प्रबंधन की सभी आगे की गतिविधियों की दिशा तय करती है। योजना का अर्थ है – भविष्य की संभावित परिस्थितियों को ध्यान में रखते हुए यह तय करना कि क्या करना है, कैसे करना है, कौन करेगा और कब तक करना है।

प्रबंधन के संदर्भ में योजना बनाना केवल लिखित दस्तावेज़ तैयार करना या सैद्धांतिक ढांचे बनाना नहीं है। यह एक रणनीतिक (strategic) प्रक्रिया है, जो संगठन की ऊर्जा, प्रयासों और संसाधनों को स्पष्ट लक्ष्यों की ओर केंद्रित करती है। योजना वह दिशा प्रदान करती है जो यह सुनिश्चित करती है कि संगठन एकजुट, प्रभावी और लक्ष्य-उन्मुख तरीके से आगे बढ़े।

केनेथ एच. किलेन (Kenneth H. Killen) के अनुसार –

"योजना वह प्रक्रिया है जिसके अंतर्गत यह पहले से निर्धारित किया जाता है कि क्या करना है, कौन करेगा, कैसे और कहाँ किया जाएगा।"

यह परिभाषा इस बात को रेखांकित करती है कि योजना केवल कार्यों की पहचान नहीं करती, बल्कि जिम्मेदारियाँ सौंपती है, संसाधनों को परिभाषित करती है और इच्छित परिणामों को प्राप्त करने के लिए उपयुक्त तरीकों का चयन करती है।

इसी प्रकार, टेरी एलन (Terry Allen) योजना को भविष्य की कल्पना करने की क्रिया मानते हैं, जबकि एम. ई. हर्ले (M. E. Hurley) कहते हैं –

"योजना वह प्रक्रिया है जिसमें पहले से यह तय किया जाता है कि क्या किया जाना है – जिसमें वैकल्पिक उपायों में से उद्देश्यों, नीतियों, प्रक्रियाओं और कार्यक्रमों का चयन शामिल है।"

ये परिभाषाएँ स्पष्ट करती हैं कि योजना एक अग्रदर्शी (forward-looking) प्रक्रिया है, जो विवेकपूर्ण निर्णय लेने और रणनीतिक सोच पर आधारित होती है।

पूर्वानुमान (Forecasting) – योजना का आधार

किसी भी योजना की शुरुआत से पहले संगठन को पूर्वानुमान (Forecasting) करना आवश्यक होता है। यह वह वैज्ञानिक प्रक्रिया है जिसके द्वारा भविष्य की परिस्थितियों, माँगों, अवसरों और चुनौतियों का अनुमान लगाया जाता है। इसमें पूर्व के आँकड़ों, वर्तमान प्रवृत्तियों, बाहरी प्रभावों और आंतरिक क्षमताओं का विश्लेषण किया जाता है।

यह मान लेना गलत होगा कि पूर्वानुमान केवल अटकलें (speculation) हैं। वास्तव में यह एक तर्कसंगत, आँकड़ों-आधारित और व्यवस्थित प्रक्रिया है, जो योजनाओं के निर्माण की ठोस नींव रखती है।

पूर्वानुमान का महत्व

पूर्वानुमान योजना में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, इसके निम्नलिखित कारण हैं –

• यह निर्णय लेने के लिए एक विश्वसनीय और तर्कसंगत आधार प्रदान करता है।
• यह संभावित भविष्य की स्थितियों को प्रक्षेपित करके अनिश्चितता को कम करता है।

• यह संगठन को संभावित चुनौतियों के लिए पहले से तैयार करता है।

• यह उपलब्ध विकल्पों में से सर्वोत्तम विकल्प चुनने में सहायक होता है।

• यह उन क्षेत्रों की पहचान करता है जहाँ निगरानी या सुधार की आवश्यकता हो सकती है।

यदि पूर्वानुमान सही ढंग से न किया जाए, तो योजना केवल एक अनुमान बनकर रह जाती है, जिससे संसाधनों की बर्बादी और उद्देश्यों की प्राप्ति में असफलता हो सकती है।

प्रबंधन में योजना का महत्व

योजना किसी भी संगठन की दक्षता और सफलता में प्रमुख योगदान देती है। इसका महत्व निम्नलिखित बिंदुओं में स्पष्ट किया जा सकता है –
• यह संगठन के उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करती है और दिशा प्रदान करती है।

• यह संसाधनों के सर्वोत्तम उपयोग को संभव बनाती है, जिससे अपव्यय और दोहराव कम होता है।

• यह समस्याओं का पूर्वाभास कर उनके वैकल्पिक समाधान तैयार करने में मदद करती है।

• यह अनिश्चितताओं और जोखिमों को कम करती है।

• यह नवाचार, आलोचनात्मक सोच और रचनात्मक समाधान को बढ़ावा देती है।

• यह विभागों और व्यक्तियों के बीच समन्वय को बेहतर बनाती है।

• यह मानसिक तनाव और भ्रम को कम करती है क्योंकि एक स्पष्ट योजना मौजूद रहती है।

• यह उत्पादकता, दक्षता और कर्मचारियों के आत्मविश्वास को बढ़ाती है।

सार रूप में, योजना प्रबंधकों को बेहतर निर्णय लेने, बदलावों का पूर्वाभास करने और दीर्घकालीन सफलता के लिए अग्रसक्रिय कदम उठाने में सक्षम बनाती है।

योजना निर्माण की प्रक्रिया (Planning Process)

योजना बनाना कोई आकस्मिक या असंगठित प्रक्रिया नहीं है, बल्कि यह एक क्रमबद्ध और व्यवस्थित प्रक्रिया है, जिसके प्रमुख चरण निम्नलिखित हैं:

1.  उद्देश्यों की स्थापना (Establishment of Objectives)

o   यह स्पष्ट करना कि संगठन अल्पकालिक और दीर्घकालिक रूप में क्या प्राप्त करना चाहता है।

2.  भविष्य की स्थितियों का पूर्वानुमान (Forecasting Future Conditions)

o   आंतरिक और बाहरी वातावरण का विश्लेषण करके संभावित बदलावों और उनकी प्रतिक्रिया की योजना बनाना।

3.  विकल्पों की पहचान (Exploration of Alternatives)

o   विभिन्न संभावित क्रियाविधियों को पहचानना और उनकी व्यवहार्यता का मूल्यांकन करना।

4.  सर्वोत्तम विकल्प का चयन (Selection of the Best Alternative)

o   लागत-प्रभावशीलता, संसाधन उपलब्धता और संगठन की प्राथमिकताओं के आधार पर उपयुक्त योजना का चयन करना।

5.  जोखिमों और अनिश्चितताओं का मूल्यांकन (Evaluation of Risks and Uncertainties)

o   उन संभावित अड़चनों और जोखिम कारकों का आकलन करना जो योजना की सफलता को प्रभावित कर सकते हैं।

6.  कार्यान्वयन नियंत्रण (Implementation Control)

o   यह सुनिश्चित करने के लिए निगरानी प्रणाली स्थापित करना कि कार्य नियोजित तरीके से हो रहा है या नहीं।

7.  समन्वय और एकता सुनिश्चित करना (Ensuring Coordination and Unity)

o   संगठन के सभी स्तरों पर सहयोग, साझा उद्देश्य और सामंजस्य को बढ़ावा देना।

8.  समीक्षा और प्रतिपुष्टि (Review and Feedback)

o   समय-समय पर प्रदर्शन का मूल्यांकन करना और सुधार के लिए आवश्यक बदलाव करना।

हर चरण अपनी जगह पर अत्यंत महत्वपूर्ण है और योजना प्रणाली की शक्ति तथा अनुकूलन क्षमता को बढ़ाता है। यदि ये चरण ठीक से निष्पादित किए जाएँ तो संगठन अधिक तैयार और लचीला बन जाता है।

निष्कर्ष (Conclusion)

योजना किसी भी सफल प्रबंधन की आधारशिला है। यह एक मार्गदर्शक ढांचा प्रदान करती है जो दृष्टिकोण (vision) को कार्ययोजना (action strategy) में बदलता है। सटीक पूर्वानुमान और अनुशासित निर्णय प्रक्रिया के माध्यम से योजना संगठन को भविष्य की अनिश्चितताओं का आत्मविश्वास के साथ सामना करने में सक्षम बनाती है।

एक प्रभावी योजना –

• उपलब्ध संसाधनों का अधिकतम उपयोग सुनिश्चित करती है।
• संचालनात्मक और रणनीतिक अनिश्चितताओं को न्यूनतम करती है।
• संगठनात्मक लक्ष्यों की समयबद्ध प्राप्ति को संभव बनाती है।

आज की तेज़ और प्रतिस्पर्धात्मक दुनिया में वही संगठन दीर्घकालिक सफलता पा सकते हैं जो प्रभावी ढंग से योजना बनाते हैं, बुद्धिमानी से पूर्वानुमान लगाते हैं और रणनीतिक रूप से क्रियान्वयन करते हैं।

जैसा कि प्रबंधन विशेषज्ञ कहते हैं:

"योजना वर्तमान और भविष्य के बीच सेतु का कार्य करती है – जहाँ हम हैं और जहाँ हमें पहुँचना है।"