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20. प्रबन्ध सूचना प्रणाली (MIS): परिभाषा, उद्देश्य, कार्य, तंत्र और कंप्यूटर की भूमिका

प्रबन्ध सूचना प्रणाली (Management Information System - MIS) एक ऐसी प्रणाली है, जो किसी संगठन में कुशल प्रबंधन सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण सूचनाओं को एकत्रित, प्रबंधित और समय पर वितरित करती है। यह प्रणाली प्रबंधन को निर्णय लेने, नियंत्रण, समन्वय और विश्लेषण में सहायता करती है।

📌 परिभाषा:

प्रबन्ध सूचना प्रणाली का अर्थ है – ऐसी संगठित प्रणाली, जिसके माध्यम से सूचनाओं को व्यवस्थित तरीके से इकट्ठा करके उन्हें उचित समय पर संबंधित प्रबंधकीय स्तरों तक पहुँचाया जाता है, जिससे संगठन की उत्पादकता, दक्षता और निर्णय-निर्माण में सुधार हो सके।

✅ प्रबन्ध सूचना प्रणाली के कार्य:

  1. सूचनाओं को एकत्रित करना: संगठन से संबंधित आवश्यक डेटा एवं जानकारी संग्रह करना।

  2. सूचनाओं का प्रबंधन करना: एकत्रित डेटा को व्यवस्थित, वर्गीकृत और संरक्षित करना।

  3. सूचनाओं को आवश्यकतानुसार ढालना: विभिन्न विभागों की आवश्यकतानुसार जानकारी को फिल्टर करना।

  4. सूचनाओं को प्रस्तुत करना: रिपोर्ट, चार्ट या डैशबोर्ड के रूप में सूचनाओं को साफ़, सरल और व्यावहारिक तरीके से प्रस्तुत करना।


🎯 उद्देश्य:

  1. सही समय पर सही सूचना सही व्यक्ति तक पहुंचाना – ताकि समयबद्ध निर्णय लिए जा सकें।

  2. सूचनाओं को न्यूनतम लागत में प्राप्त करना।

  3. प्रणाली की उत्कृष्टता – आधुनिक तकनीक और दक्ष संसाधनों का उपयोग।

  4. गोपनीयता बनाए रखना – महत्वपूर्ण और संवेदनशील सूचनाओं को सुरक्षा देना।

  5. पूर्ण एवं अद्यतन सूचना देना – जिसमें नवीनतम और सटीक जानकारी शामिल हो।


🛠️ MIS तंत्र का निर्माण:

प्रबन्ध सूचना प्रणाली को प्रभावी बनाने के लिए एक सुव्यवस्थित तंत्र की आवश्यकता होती है। इसमें निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

  1. तंत्र का नियोजन: प्रणाली की रूपरेखा तैयार करना और उसके लिए आवश्यक संसाधनों का निर्धारण।

  2. उद्देश्य स्पष्ट करना: क्या जानकारी चाहिए, क्यों चाहिए और किसके लिए चाहिए, यह तय करना।

  3. सूचनाओं का आदान-प्रदान: विभिन्न स्रोतों और विभागों से डेटा का एकत्रीकरण और प्रवाह।

  4. प्रणाली को क्रियान्वित करना: सॉफ्टवेयर, हार्डवेयर और कर्मचारियों के माध्यम से सिस्टम को चालू करना।

  5. प्रतिक्रिया प्राप्त करना: क्या सूचना उपयोगी सिद्ध हो रही है – इसका मूल्यांकन और सुधार।


💻 कंप्यूटर का महत्व MIS में:

आज के डिजिटल युग में प्रबन्ध सूचना प्रणाली कंप्यूटर के बिना अधूरी मानी जाती है। कंप्यूटर MIS में निम्नलिखित कारणों से महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है:

  1. विशाल डेटा संग्रहण क्षमता: कंप्यूटर बड़ी मात्रा में सूचनाएं स्टोर कर सकता है।

  2. तेज़ गति से कार्य: सूचना का संग्रहण, विश्लेषण और वितरण बेहद तेज़ी से करता है।

  3. सटीक निर्देशों का पालन: सिस्टम में दिए गए निर्देशों को बिना गलती के लागू करता है।

  4. त्रुटि-मुक्त प्रक्रिया: मैनुअल सिस्टम की तुलना में कंप्यूटर आधारित MIS अधिक सटीक होता है।

  5. बहु-कार्यात्मकता (Multitasking): एक साथ कई प्रकार की रिपोर्ट और विश्लेषण कर सकता है।

  6. त्रुटियों में सुधार: डाटा में त्रुटि आने पर तुरंत सुधार करने की क्षमता।

  7. सूचनाएं किसी भी समय, किसी भी रूप में प्रस्तुत कर सकता है: विश्लेषणात्मक या ग्राफिकल रूप में।


📌 निष्कर्ष:

प्रबन्ध सूचना प्रणाली (MIS) किसी भी आधुनिक संगठन के लिए रीढ़ की हड्डी की तरह है। यह प्रबंधकों को समय पर सही निर्णय लेने, संसाधनों का सर्वोत्तम उपयोग करने, और समग्र संगठन को प्रभावी ढंग से नियंत्रित करने में मदद करती है। कंप्यूटर आधारित MIS न केवल कार्यकुशलता को बढ़ाता है, बल्कि कार्य की पारदर्शिता और गति को भी सुनिश्चित करता है।

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